Assistent Instituutsmanager Institute of Physics

Ben jij sterk in bedrijfsvoering en wil jij werken in een inspirerende omgeving met (internationale) wetenschappers en studenten? Voor het Institute of Physics (IoP) van de Universiteit van Amsterdam zoeken wij een proactieve en organisatorisch sterke Assistent Instituutsmanager.

Dit is een unieke kans voor iemand die al enige ervaring heeft op het gebied van bedrijfsvoering, graag wil werken op operationeel en tactisch niveau, zich hierin verder wil ontwikkelen en die graag wil werken in een maatschappelijk relevante omgeving.

De missie van het Institute of Physics (IoP) is het uitvoeren van uitstekend onderzoek op een breed scala aan gebieden in zowel de experimentele als de theoretische natuurkunde, uiteenlopend van fundamenteel tot meer toegepast, het verzorgen van inspirerend onderwijs binnen de natuurkunde en aangrenzende opleidingen, het overdragen van onze kennis en enthousiasme aan de samenleving, zowel in de vorm van samenwerking met industriële partners als in termen van het vergroten van de belangstelling voor natuurkunde in het algemeen.

Het bedrijfsbureau van IoP ondersteunt de wetenschappers van het instituut op het gebied van personeelszaken, financieel beheer, ARBO-zaken, huisvesting, ICT en andere faciliteiten. Het bedrijfsbureau vormt tevens de verbinding naar de centrale diensten en stafafdelingen van de faculteit. Het bedrijfsbureau van IoP wordt hiërarchisch aangestuurd door de Instituutsmanager en functioneel door de Assistent Instituutsmanager.

Als Assistent heb je een brede functie en speel je een centrale rol binnen het instituut. Je maakt een vertaalslag van het instituutsbeleid naar de uitvoering en draagt zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering op financieel, personeel en facilitair gebied. Je geeft functioneel leiding aan drie managementassistenten van het Bedrijfsbureau. Samen met je team ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s binnen het instituut. Je participeert in diverse faculteits- en/of universiteit brede overleggen en projecten.

De Assistent Instituutsmanager assisteert de Instituutsmanager op operationeel en tactisch niveau bij een efficiënte en effectieve organisatie van de bedrijfsvoering van het instituut. In deze functie fungeer je als spin in het web bij de dagelijkse bedrijfsvoering op het gebied van onderzoek en onderwijs. De focus ligt daarbij op personeelsbeheer, financieel beheer en contract beheer.

Dit ga je doen

Het takenpakket omvat onder meer:

• Het bieden van adequate ondersteuning op personeelsgebied, zoals werving & selectie, indiensttreding nieuwe medewerkers, de voorbereiding en uitwerking van benoemings- en bevorderingsdossiers, het beheren van en opvolging geven aan actuele managementinformatie bijvoorbeeld over verzuim, vakantiedagen en beoordelingen;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt binnen het instituut voor de wetenschappelijke staf, promovendi en onderzoekers met betrekking tot personele zaken en (project)financiën;
• Beheer en actualisatie van personele informatie en -administratie en projectaanvragen van het instituut en de vertaalslag naar de begroting;
• Analyseren van interne procedures op het gebied van bedrijfsvoeringsprocessen en voorstellen doen voor mogelijke optimalisaties;

Dit vragen we van jou

Je bezit het vermogen om daadkrachtig, oplossingsgericht en stressbestendig te zijn, Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden en bent doortastend in het oppakken van zaken. Je kunt je daarnaast goed verplaatsten in de positie en de behoefte van de wetenschappers die het bedrijfsbureau ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen en kan, naast een sterke planning- en organisatiekunst, ook multitasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en bent goed in staat om samen te werken met collega’s zowel binnen als buiten het instituut.

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding;
• Een aantal jaren werkervaring op het gebied van personeelsbeheer en/of financieel beheer;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden zowel in het Nederlands als het Engels, in woord en geschrift;
• Dienstverlenende, proactieve en representatieve instelling: een echte aanpakker;
• Organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
• Resultaatgericht, proactief en een teamspeler;
• Stressbestendig en creatief in improviseren
• Integer en accuraat;
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Ons aanbod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 32 - 38 uur per week voor één jaar. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. Start liefst op zo kort mogelijke termijn.

Deze functie past binnen het functieprofiel Coördinator bedrijfsvoering en is ingedeeld in schaal 9 of 10. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.378 en € 5.331 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring. Een aanloopschaal kan worden aangeboden, indien de achtergrond en werkervaring (nog) niet volledig aansluiten op de functie-eisen.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap voor de wetenschappelijke staf;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• de mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Hier ga je werken

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Het Institute of Physics (IoP) is één van de grotere onderzoeksinstituten van de faculteit en verenigt het van der Waals-Zeeman Instituut voor experimentele Natuurkunde (WZI), het Instituut voor Theoretische Fysica Amsterdam (ITFA) en het Instituut voor Hoge Energie Fysica (IHEF). Bij het IoP werken wetenschappers van over de hele wereld, waardoor een internationaal klimaat heerst. Het grote aantal tijdelijke wetenschappelijke medewerkers (promovendi en postdocs) geeft het IoP een levendige, informele sfeer. Binnen het IoP vormt het bedrijfsbureau de centrale hub, die bestaat uit een team van goed opgeleide en gemotiveerde managementassistenten en beleidsondersteuners.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren tot en met 8 december 2024. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in één .pdf bestand. Wij nodigen potentiële kandidaten mogelijk al vóór de deadline uit voor interviews.

• Een cv met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;
• De namen en contactgegevens van twee referenten die we mogen benaderen over je kandidatuur;
• Een motivatiebrief.

De UvA is op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen verplicht om voor niet-wetenschappelijke functies binnen de EU te werven. Behoor je niet tot één van de EU landen (inclusief Noorwegen en Zwitserland) dan heeft het geen zin om te solliciteren.

Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen.

Voor vragen over deze vacature kun je terecht bij:

• Joost van Mameren, Instituutsmanager IoP
• E-mail: J.vanMameren@uva.nl