Coördinator Tentamenservice (interne vacature)

Heb je ruime ervaring op het gebied van tentamenorganisatie en cijferverwerking? Neem je graag de leiding, ben je gericht op verbeterkansen en het met elkaar realiseren daarvan? Werk je graag met (nieuwe) systemen én met mensen? En houd jij je hoofd koel in spannende situaties, ben je in staat zelfverzekerd te handelen en de juiste mensen te betrekken? Dan is dit de kans om jouw vaardigheden te benutten en een verschil te maken als Coördinator Tentamenservice bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Universiteit van Amsterdam.

Kom bij ons werken

Binnen de Tentamenservice van het Education Service Centre wordt het gehele proces van tentamenontwikkeling, -afname, -inzage, cijferverwerking en archivering op facultair niveau ondersteund. Als Coördinator Tentamenservice ben je samen met vijf collega’s en verantwoordelijk voor de tentamens van ieder onderwijsblok en de ondersteuning van de scriptietrajecten. Wegens vertrek van de huidige coördinator zijn we op zoek naar een opvolger, bij voorkeur vanaf februari 2025.

Dit ga je doen

De medewerkers van de Tentamenservice werken nauw samen met de vakcoördinatoren van de vakken die zij ondersteunen. Aan het begin van elk onderwijsblok plannen zij een startgesprek met elke vakcoördinator. Tijdens dit gesprek bespreken zij hoe het tentamen ondersteund moet worden, geven zij advies over digitale mogelijkheden voor tentamenontwerp en -afname, en maken zij afspraken over het aanleveren van deelcijfers voor de berekening van eindcijfers.

Daarnaast regelen zij de inzet van surveillanten in samenwerking met het uitzendbureau, richten zij tentamens in via het digitale toetssysteem Ans Exam, en zorgen zij voor passende voorzieningen voor studenten met een functiebeperking. Tijdens de tentamenweken is het team verantwoordelijk voor de continue beschikbaarheid van ondersteuning, van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds, om vragen te beantwoorden en problemen in de tentamenzalen op te lossen. Ze begeleiden ook studenten die recht hebben op een aparte zitplaats voor hun tentamen.

Na afloop van de tentamens ondersteunen de medewerkers de vakcoördinatoren bij het berekenen en verwerken van cijfers, evenals bij de herbeoordelingsprocedure en de organisatie van tentameninzage voor studenten. Tot slot zorgen zij voor de correcte archivering van tentamens.

Als coördinator zorg je ervoor dat dit proces zo goed mogelijk verloopt, alle deadlines worden gehaald, tentamens en cijfers foutloos in de systemen komen en het werk evenwichtig is verdeeld over de teamleden. Dit kun je doen doordat je zeer goed in staat bent overzicht te houden, consequenties in te schatten van zaken die anders lopen en kwaliteit te borgen.

Nieuwe medewerkers worden (onder andere) door jou ingewerkt. Je hebt ervaring in het doorlopen van het gehele ondersteuningsproces en kan medewerkers bij afwezigheid vervangen. De teamleden kunnen bij jou terecht als er onverwachte zaken of problemen spelen of bijvoorbeeld maatwerk wordt gevraagd. Jij weet dan een afweging te maken tussen mogelijke oplossingen en kan goed inschatten wanneer je zelf een beslissing kunt nemen en wanneer tussenkomst van een opleidings- of onderwijsdirecteur of examencommissie nodig is. Ook voer je als coördinator Tentamenservice jaargesprekken en sollicitatiegesprekken met je teamleden en stimuleer je hen in hun ontwikkeling.

Regelmatig verandert er iets in het proces van tentamenorganisatie en cijferverwerking als gevolg van aangepast beleid vanuit de onderwijsdirecteuren of aangepaste regels van de examencommissie. Jij draagt steeds zorg voor een goede vertaling van deze aanpassingen naar het ondersteuningsproces van jouw team. Ook geef je input op beleidsvoorstellen of aangepaste regels met oog op een goede uitvoerbaarheid. Je zorgt er ook voor dat de teamleden goed op de hoogte zijn van de regels en signaleren of deze goed worden nageleefd. Daar waar van regels wordt afgeweken of er sprake is van fraude of plagiaat, voorzie je de examencommissie van de juiste informatie.

In deze functie draag je zorg voor goed lopende werkprocessen en optimaal gebruik van de systemen en voer je waar nodig verbeteringen door. Binnen deze functie werk je met Excel, Canvas, SIS, Ans Exam, Topdesk/ServiceNow en de Cijfer Registratie Applicatie. Binnen de UvA werk je mee aan verbetering van systemen en processen die voor alle faculteiten gelden.

Binnen het Education Service Centre werk je nauw samen met de coördinatoren (en medewerkers) van andere teams. Doordat je onder andere deelneemt aan het wekelijkse coördinatorenoverleg van het ESC, krijg je mee wat binnen andere teams speelt en kun je vanuit jouw rol meedenken met de coördinatoren van de andere teams. In deze functie val je hiërarchisch onder het hoofd van het ESC.

Dit vragen we van jou

Je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding en je hebt minimaal drie jaar ervaring met tentamenorganisatie en cijferverwerking. Je bent handig met systemen en met cijferberekeningen. Je bent gestructureerd, goed in staat overzicht te bewaken en snel te schakelen in urgente situaties. In stressvolle situaties kun je goed de rust bewaken. Je hebt ervaring met het signaleren van verbetermogelijkheden in processen en het gebruik van systemen. Ook heb je ervaring met het begeleiden van verbeterprocessen.

Daarnaast ben je dienstverlenend en staat de docent voor jou centraal. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en je beheerst zowel het Nederlands als het Engels.

Verder:

• heb je verbindende leiderschapsvaardigheden, investeer je in een goede werksfeer en heb je het vermogen om anderen mee te krijgen in ideeën;
• heb je ervaring in het omgaan met verschillende stakeholders en kan goed bepalen wie in welke situatie betrokken moet worden;
• kun je snel werken met diverse geautomatiseerde informatiesystemen. Het is een pre als je al ervaring hebt met SIS, Excel, Ans Exam, Canvas en Topdesk / ServiceNow.

Dit bieden we jou nog meer

Het betreft een arbeidsovereenkomst  van 30 uur voor de duur van één jaar, met een proeftijd van twee maanden. Bij gebleken geschiktheid en ongewijzigde financiële- en organisatorische omstandigheden wordt het contract omgezet in een vaste arbeidsovereenkomst. Indien een interne kandidaat met een vaste aanstelling wordt geselecteerd voor deze functie, zal direct sprake zijn van een vaste arbeidsovereenkomst. Indien gewenst is het mogelijk je werktijd uit te breiden met 2 uur per week om 96 extra verlofuren per jaar op te sparen. 

Hier ga je werken

Met ruim 5.000 studenten en 600 medewerkers is de Faculteit der Rechtsgeleerdheid een van de grotere juridische faculteiten van Nederland. De Faculteit verzorgt de bacheloropleidingen Rechtsgeleerdheid, Fiscaal recht en – samen met twee andere faculteiten – de Engelstalige en interdisciplinaire opleiding Politics, Psychology, Law and Economics (PPLE). Daarnaast biedt zij elf masteropleidingen met verschillende varianten aan. Het onderzoek van de faculteit vindt plaats in een verscheidenheid aan onderzoeksgroepen, programma’s en centra. De Faculteit heeft een internationaal profiel en kiest voor een maatschappelijke benadering van het recht.

Het onderwijs en het onderzoek worden verzorgd door de zes afdelingen van de Faculteit: Algemene Rechtsleer, Arbeids- en Informatierecht, Internationaal en Europees publiekrecht, PPLE, Privaatrecht en Publiekrecht.

Als coördinator Tentamenservice maak je deel uit van het team Tentamenservice van het Education Service Centre (ESC).Het ESC bestaat uit circa 40 medewerkers en draagt zorg voor alle student- en onderwijsondersteuning voor de faculteit. Het gaat dan om zaken als toelating van studenten, inrichting van het Studenten Informatie Systeem (SIS), vakaanmelding, cijferregistratie en diplomering, roostering van de onderwijsprogramma’s, informatieverstrekking aan studenten en docenten, vakevaluaties, (studie)begeleiding van bachelor- en masterstudenten en administratieve ondersteuning van de Examencommissies. Kenmerkend van het ESC dat er met veel betrokkenheid, enthousiasme en kwaliteitsbewustzijn wordt samengewerkt aan het zo goed mogelijk laten lopen van processen voor onze studenten en docenten.

Herken jij je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw motivatiebrief en cv graag tegemoet. Je kunt via de rode knop reageren tot en met 4 december 2024. De  gesprekken vinden plaats op maandag 9 december.

Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met:
Ingrid van den Oord
Hoofd Education Service Centre
E: i.j.vandenoord@uva.nl