Managementassistent Faculteitsbureau

Wil jij aan de slag binnen een collegiaal team waar hard wordt gewerkt met oog voor elkaar? En heb je ervaring als managementassisent of de ambitie om die rol te gaan vervullen? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wij zoeken een initatiefrijke managementassistent

Ons team is in beweging en dat zorgt voor mooie kansen. Het team bestaat uit vier personen, van wie drie collega's met pensioen gaan of recent zijn gegaan. Voor twee van hen hebben we al enthousiaste opvolgers gevonden. Heb jij een positieve en gedreven instelling en wil je een actieve bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van ons secretariaat? Dan maken we graag kennis om samen te kijken of jij ons team compleet maakt! Rollen en taken liggen nog niet vast, deze kunnen in onderling overleg binnen het team verdeeld worden.

Dit ga je doen

Als managementassistent op het faculteitsbureau verricht je op hoofdlijnen de volgende taken:
• Agendabeheer voor de bestuurders en/of managers die je ondersteunt;
• ondersteunen bij vacatures binnen het faculteitsbureau (berichtgeving aan kandidaten, plannen gesprekken, etc.);
• organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering;
• medebeheer van de groepsmailbox van het secretariaat;
• verrichten van algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden (denk aan zaken als bestellen kantoorbenodigdheden, autoriseren medewerkers voor SALTO-toegang tot ruimtes binnen gebouwen, bloemen bestellen, adres- en telefoonlijsten bijhouden, registratie van uitgaande post);

Dit vragen we van jou

In een hectische werkomgeving kun je goed overzicht houden en prioriteiten stellen. Je hebt een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling en houdt ervan zelfstandig diverse taken op te pakken. Je bent communicatief sterk en hebt oog voor wat je opdrachtgevers en collega's nodig hebben. Administratieve procedures maak je je snel eigen en je vindt het leuk om je daarin te verdiepen. Je denkt graag actief mee over de verdere ontwikkeling van het secretariaat en de manier waarop het team de verschillende opdrachtgevers het beste kan ondersteunen. Het secretariaat onderhoudt contacten met allerlei stakeholders binnen en buiten de faculteit, waardoor het een dynamische en complexe omgeving is, het zou mooi zijn als je dit als een welkome uitdaging ziet!
Jouw ervaring en profiel:
• Wij zoeken een management-assistent die de kneepjes van het vak kent, met minimaal een MBO-4 diploma en hbo werk- en denkniveau;
• bekend met alle tips en trucs van mail- en agendabeheer in Outlook en met Word, Excel, PowerPoint en Teams;
• in staat om je nieuwe programma's snel eigen te maken;
• goede schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels.
Affiniteit met het hoger onderwijs en de geesteswetenschappen zijn mooi meegenomen!

Wat bieden we jou

Je start in eerste instantie met een tijdelijk contract voor de duur van een jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 januari a.s. Het contract wordt omgezet naar een vast dienstverband na een positieve beoordeling. Het dienstverband is voor 0,6 fte.
Wat bieden we je verder?
• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart
van Amsterdam.

Hier ga je werken

Je gaat werken bij het geclusterde secretariaat van het faculteitsbureau dat de leden van het Dagelijks Bestuur, het Managementteam en medewerkers van het faculteitsbureau ondersteunt. Het team bestaat uit vier collega's, die elk hun eigen aandachtsgebieden hebben, maar waar nodig ook werk van elkaar overnemen. Het secretariaat kent veel opdrachtgevers en veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden. Iedere collega fungeert als eerste aanspreekpunt voor een aantal eigen afdelingen en bestuurders. Daarnaast verrichten alle collega's een aantal algemene secretariële en administratieve taken. De sfeer binnen het faculteitsbureau is laagdrempelig en open; iedereen draagt graag een steentje bij om onderwijs en onderzoek optimaal te ondersteunen.

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. Je kunt t/m 9 december 2024 solliciteren. Je brief en cv ontvangen we graag in 1 pdf (te uploaden in het verplichte veld 'CV'). De eerste ronde sollicitatiegesprekken zal plaatsvinden op vrijdagochtend 13 december. Voor vragen over de functie of afdeling kun je tijdens kantooruren contact opnemen met Marian Wilts, bestuurssecretaris en leidinggevende van het secretariaat, via m.j.wilts@uva.nl of 020-525 3110.