Managementassistent

Wij zijn vanwege aanstaande pensionering van een collega op zoek naar een initiatiefrijke en ervaren managementassistent voor het faculteitsbureau. Je gaat werken binnen een collegiaal team waar hard wordt gewerkt met oog voor elkaar. De sfeer binnen het faculteitsbureau is laagdrempelig en open; iedereen draagt graag een steentje bij om onderwijs en onderzoek optimaal te ondersteunen.

Je gaat werken bij het geclusterde secretariaat van het faculteitsbureau dat de leden van het Dagelijks Bestuur, het Managementteam en medewerkers van het faculteitsbureau ondersteunt. Dit team bestaat uit vier collega’s, die elk hun eigen aandachtsgebieden hebben, maar waar nodig ook werk van elkaar overnemen. Het secretariaat kent veel opdrachtgevers en veel verschillende werkzaamheden waarbij snel geschakeld en geprioriteerd moet worden. Iedere collega fungeert als eerste aanspreekpunt voor een aantal eigen afdelingen en bestuurders. Daarnaast verrichten alle collega’s een aantal algemene secretariële en administratieve taken.

Wat ga je doen?

Ons team is in beweging en dat zorgt voor mooie kansen! De afgelopen maanden is er een traject geweest om het team beter te positioneren binnen de organisatie. In de komende periode gaan drie collega’s met pensioen. Voor twee van hen hebben we al enthousiaste opvolgers gevonden. Heb jij een positieve en gedreven instelling en wil je een actieve bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van ons secretariaat? Dan maken we graag kennis om samen te kijken of jij ons team compleet maakt!

We zorgen voor een goede start, met een warme overdracht van werkzaamheden. Ook is het team de komende maanden tijdelijk versterkt met een ervaren managementassistent, zodat we samen de transitie van dit team in goede banen kunnen leiden. Rollen en taken liggen nog niet vast, deze kunnen in onderling overleg binnen het team verdeeld worden.

Als managementassistent op het faculteitsbureau verricht je op hoofdlijnen de volgende taken:

• Agendabeheer voor de bestuurders en/of managers die je ondersteunt;
• ondersteunen bij vacatures binnen het faculteitsbureau (berichtgeving aan kandidaten, plannen gesprekken, etc.);
• organiseren van vergaderingen en overleggen, inclusief zaalreservering en catering;
• medebeheer van de groepsmailbox van het secretariaat;
• verrichten van algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden (denk aan zaken als bestellen kantoorbenodigdheden, autoriseren medewerkers voor SALTO-toegang tot ruimtes binnen gebouwen, bloemen bestellen, adres- en telefoonlijsten bijhouden, registratie van uitgaande post).

In het takenpakket voor deze vacature ligt een accent op de administratieve ondersteuning van promoties en hoogleraarszaken. Je zult je onder andere gaan bezighouden met de volgende aandachtsgebieden:

• Administratieve en procesmatige ondersteuning van de beleidsmedewerkers Hoogleraarszaken en Promoties (plannen bijeenkomsten benoemingsadviescommissies, boeken hotelovernachtingen externe leden, verzorgen administratie promotietrajecten, registratie van brieven aan het College van Bestuur over promoties en hoogleraarszaken);
• In voorkomende gevallen plannen van afspraken voor MT-leden, zoals het hoofd Informatiemanagement en het hoofd Financiën & Control;
• Ondersteuning team Onderwijsbeleid (agendabeheer hoofd, praktische organisatie onderwijsvisitaties, inschrijven brieven).

Wat vragen we van jou?

In een hectische werkomgeving kun je goed overzicht houden en prioriteiten stellen. Je hebt een dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling en houdt ervan zelfstandig diverse taken op te pakken. Je bent communicatief sterk en hebt oog voor wat je opdrachtgevers en collega’s nodig hebben. Administratieve procedures maak je je snel eigen en je vindt het leuk om je daarin te verdiepen. Je vindt het een uitdaging om actief mee te denken over de verdere ontwikkeling van het secretariaat en de manier waarop het team de verschillende opdrachtgevers het beste kan ondersteunen. Het secretariaat is in contact met meerdere stakeholders, waardoor het een complexe omgeving is, het zou mooi zijn als je dit als een welkome uitdaging ziet!

Jouw ervaring en profiel:

Wij zoeken een nieuwe collega die de kneepjes van het vak kent.

• met minimaal een mbo-4 diploma en hbo werk- en denkniveau;

• bekend met alle tips en trucs van mail- en agendabeheer in Outlook en met Word, Excel, PowerPoint en Teams;
• in staat om je nieuwe programma’s snel eigen te maken;
• goede schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en Engels.

Affiniteit met het hoger onderwijs en de geesteswetenschappen zijn mooi meegenomen!

Wat bieden we jou?

Je start in eerste instantie met een tijdelijk contract voor de duur van een jaar met een proeftijd van twee maanden, bij voorkeur met ingang van 1 september a.s. Het contract wordt omgezet naar een vast dienstverband na een positieve beoordeling. Het dienstverband is bij voorkeur voor 38 uur per week (36 of 32 uur is in overleg bespreekbaar).

Je salaris bedraagt, afhankelijk van relevante ervaring bij aanvang van het dienstverband, € 2.693 tot € 3.636 bruto per maand, op basis van een volledige werkweek van 38 uur (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Wat bieden we je verder?

• een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega’s;
• uitstekende studie- en opleidingsmogelijkheden;
• een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.

Over ons

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 42.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 promovendi. Verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid. Meer lezen.

De Faculteit der Geesteswetenschappen verzorgt onderwijs en onderzoek met een sterk internationaal profiel in een groot aantal disciplines op het gebied van taal en cultuur. De faculteit is gevestigd in het centrum van Amsterdam en onderhoudt intensieve contacten met vele culturele instellingen in de hoofdstad.

Nieuwsgierig naar onze organisatie? Hier lees je meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Vragen?

Voor vragen over de functie of afdeling kun je tijdens kantooruren contact opnemen met

• Tot 9 mei (Hemelvaartweekend): Lisanne Kleisen, managementassistent faculteitsbureau, via l.kleisen@uva.nl of 020 525 3896.
• Vanaf 13 mei: Marian Wilts, bestuurssecretaris en leidinggevende van het secretariaat, via m.j.wilts@uva.nl of 020 525 3110.

Sollicitatie

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link tot 1 juni 2024 online solliciteren. Je brief en cv ontvangen we graag in 1 pdf (te uploaden in het verplichte veld ‘CV’).

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitie niet op prijs