Officemanager / Assistent Evenementen

Ben jij een organisatorisch talent? Ben je iemand die graag ontzorgt, verbindt en overzicht houdt? Als officemanager / assistent evenementen ondersteun je de afdeling Communicatie & Marketing van de Faculteit Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI). Word jij blij van een dynamische baan in een internationale, inspirerende en betrokken werkomgeving? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen

Als officemanager / assistent evenementen ben je de verbindende factor in de afdeling Communicatie & Marketing van de Faculteit Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI). Je bent een kei in regelen, houdt graag het overzicht en kan makkelijk schakelen tussen verschillende taken. Je ondersteunt gevraagd en ongevraagd de collega’s bij het organiseren van evenementen en zorgt ervoor dat onze front- en backoffice op rolletjes loopt. Elke dag is anders met een gevarieerd en dynamisch takenpakket.

Dit ga je doen

Als assistent evenementen ga je meewerken bij de organisatie van evenementen en bijeenkomsten voor scholieren, studenten en medewerkers.

• Je assisteert de evenementen coördinator bij de voorbereidingen (zaalreserveringen, afspraken maken met leveranciers, facilitaire diensten regelen, catering en promotiematerialen bestellen, deelnemerslijsten bijhouden, printwerk verzorgen, naambadges maken);
• Je helpt mee tijdens het evenement (inrichten ontvangstbalie, ontvangst deelnemers, catering checken, hands-on problemen verhelpen);
• Je zorgt (mede) voor een correcte afronding van bijeenkomsten (opruimen materialen, evaluatie uitwerken, aantal aanwezigen registreren, financiële afronding).

Als officemanager ondersteun en faciliteer je de algemene bedrijfsvoering en je collega’s van de afdeling Communicatie & Marketing bij de uitvoering van allerlei dagelijkse werkzaamheden.

• Je biedt ondersteuning op het gebied van personeelsadministratie (zoals het bijhouden van personele overzichten), de facilitaire begeleiding van nieuwe medewerkers en het meehelpen bij sollicitatieprocedures;
• Je assisteert bij de financiële administratie van de afdeling door het bijhouden van financiële overzichten en het controleren van facturen en declaraties.

Daarnaast verzorg je secretariële zaken, zoals het beheren van de algemene mailbox, zicht houden op de afdelingsagenda, het praktisch organiseren van het afdelingsoverleg en bijhouden van de actielijst, helpen bij de uitvoering van werkafspraken en je zorgt ervoor dat de voorraad kantoorartikelen op peil blijft.

Hier herken jij jezelf in

Je weet de dag zo efficiënt mogelijk in te delen, plant, coördineert en zorgt voor adequate follow-ups. Je stelt de juiste prioriteiten, voelt je betrokken en kunt anticiperen op te nemen acties. Je bent gewend om snel te schakelen tussen de diverse ad hoc zaken en om proactief werkzaamheden naar je toe te trekken. Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk duidelijk uitdrukken en beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Belangrijk is ook dat je goed kunt samenwerken en met je persoonlijkheid en je servicegerichte instelling een positieve bijdrage levert aan het team.

Je bent daarnaast digitaal vaardig met verschillende computerprogramma’s (MS Office: met nadruk op Teams, Outlook, Word en Excel). Kennis van andere applicaties (bijvoorbeeld Slack) of content management systemen is een pre. En bij voorkeur heb je een opleiding op het gebied van officemanagement, andere relevante opleiding of enige jaren werkervaring op dit gebied. 

We zijn ons ervan bewust dat we voor deze functie veel kennis en ervaring vragen. Mocht je niet volledig aan het profiel voldoen, schroom dan niet om toch te solliciteren. We investeren graag in jouw persoonlijke groei.

Hier ga je werken

Op de afdeling Communicatie en Marketing werken 16 collega’s, die zich bezig houden met o.a. interne communicatie, marketing, werving van studenten, wetenschapscommunicatie, organiseren van evenementen, webredactie, social media en wat er nog meer op ons communicatiepad komt. Ons team is onderdeel van het Faculteitsbureau, waar ook de directie en bijvoorbeeld de afdelingen HRM, financiën en bestuurszaken hun plek hebben.

De sfeer in het team is informeel en collegiaal. Elke 4 weken houden we elkaar op de hoogte tijdens het afdelingsoverleg. Ons gezellige team huist in het moderne faculteitsgebouw op het innovatieve Science Park, met z’n sterrenkoepels, labs en kassen. De trein en de bussen stoppen voor de deur. Ideaal dus!

De UvA wil een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Amsterdam is rijk aan een verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Die diversiteit zien we graag terug in ons personeelsbestand want dat maakt ons nog beter.

Ons aanbod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 28 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is zo snel mogelijk. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. De werktijden zijn flexibel en je kan de uren ook over 5 dagen verdelen.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 2.693 tot € 3.636 (schaal 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Management Assistent is van toepassing. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• Verschillende cursussen die te volgen zijn via het Teaching and Learning Centre;
• Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van leiderschap voor de wetenschappelijke staf;
• Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• De mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

Nieuwsgierig naar ons uitgebreide pakket van secundaire arbeidsvoorwaarden? Hier kun je er meer over lezen.

Over ons

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 PhDs, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus. Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Wil je meer weten over werken bij de UvA? Lees meer over werken bij de Universiteit van Amsterdam.

Vragen?

 Met vragen over deze vacature kun je terecht bij:

• Pauline Eenhoorn
• p.r.eenhoorn@uva.nl

Sollicitatie

Herken je je in het profiel en ben je geïnteresseerd in de functie, dan zien we je sollicitatie graag tegemoet. Je kunt via onderstaande link online solliciteren. Alle documenten naast je cv ontvangen we graag in een .pdf bestand uiterlijk 7 juli 2024. Wij werven tot een geschikte kandidaat is gevonden.

• Een CV met weergave in maanden (niet alleen jaren) met betrekking tot opleiding en ervaring;
• Motivatiebrief.

De UvA is op grond van de Wet Arbeid Vreemdelingen verplicht om voor niet-wetenschappelijke functies binnen de EU te werven. Behoor je niet tot één van de EU landen (inclusief Noorwegen en Zwitserland) dan heeft het geen zin om te solliciteren. Alleen complete sollicitaties worden in behandeling genomen.

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Wij stellen acquisitie niet op prijs.